财务共享背景下的主要业务流程_2025年高级会计实务预习知识点

财务共享服务主要集中在财务核算业务中，并且是财务核算业务中重复性高、业务量大、标准化程度较高的业务。

财务核算业务是财务工作中最为基础和核心的业务。它包括总账和报表管理、采购和付款管理、销售和收款管理、资产核算、成本管理和现金管理等。

根据中兴新云服务有限公司、特许公认会计师公会（ ACCA ）、厦门国家会计学院发布的《2022年中国共享服务领域调研报告——迈向世界一流》 ，上述业务中，采购和付款、资金结算、总账和报表、固定资产核算、销售和收款是在财务共享服务中实施最多的业务。

本节仅介绍财务共享下采购和付款、费用报销、销售和收款三个主要流程的基本内容。

（一）采购和付款流程

1.采购和付款业务通常要经过请购、订货、验收和付款程序，不同企业根据其具体业务情况和内控要求不同，实际做法会有区别，但共同的特点是程序复杂，涉及的单据和记录繁多。以一般制造企业为例，其采购涉及的主要业务活动（不同企业的具体活动名称和单据名称可能不同，下同）可能包括编制采购计划、维护供应商清单、请购商品或劳务、编制采购申请单、验收商品、确认和记录负债等。

采购和付款业务涉及的单据和会计记录可能包括采购计划、供应商清单、采购申请单、采购合同、验收单、 采购发票、转账凭证等；而付款涉及的主要业务活动则包括办理付款和记录现金、银行存款支出等，涉及的单据和会计记录可能包括付款凭证、应付账款明细账、库存现金日记账和银行存款日记账等。

采购和付款业务通常业务数量大、重复程度高，同时企业对采购和付款的内控要求高，因此它适合在流程再造和标准化后在集团范围内采用财务共享服务模式实现，是能较好体现财务共享服务价值的业务领域。

2.一般企业财务共享服务中的采购和付款流程通常以采购申请为起点，具体流程可以根据企业的实际业务发生情况和内控要求进行设计和个性化配置。

3.在采购和付款共享流程中，业务节点如下：

①业务审批。企业各分、子公司等提起采购计划，并由相关归口管理部门汇总以后报公司生产计划部审批，审批通过以后组织遴选供应商并签订采购合同， 物资入库以后由库存管理部门安排入库验收。

②填单/扫描。企业各分、子公司业务人员线上填写付款申请单、报账单据，并把附件整理好交给扫描员；扫描员核实附件是否完整准确后将附件扫描成电子影像。目前大部分企业凭证已经实现电子化，需要人工扫描的业务量不断降低。

③财务共享服务中心采购会计复核。业务审批完成后的单据流入财务共享服务中心，由财务共享服务中心费用会计或采购会计初核，生成暂存记账凭证；初核后再经会计复核，然后自动生成正式记账凭证进入会计核算系统。

④财务共享服务中心出纳付款。采购物资记账成功后，出纳根据资金计划进行付款，付款后由往来会计生成付款凭证。

⑤财务共享服务中心归档。企业各分、子公司扫描员定期把纸质资料邮寄到财务共享服务中心，财务共享服务中心归档员将电子影像与纸质资料进行稽核匹配并归档。

（二）费用报销流程

1.企业费用报销的主要内容通常为企业经办人员先垫付后报销的业务。企业的费用报销业务具有数量庞大、程序烦琐、重复率高、金额小、单据格式不一致等特点。由于费用报销业务比较容易标准化，适合采用财务共享服务模式实现高效处理，因此大部分公司在建设财务共享时会优先将费用业务纳入共享服务范围，大幅度提升财务工作的效率，提升员工的体验。

2.财务共享服务中的费用报销流程，可以根据企业的实际情况和内控要求进行设计。通常，企业的费用报销流程可分为先申请再报销和直接报销两种。如果想达到事前控制的目的，就需要要求员工在业务实际发生之前先申请，经过部门领导审批后才能开展该项业务活动，完成业务活动后再就该项业务活动发生的费用进行报销。而报销又可以按照员工是否垫款分为先垫款再报销和先借款再报销两种形式。

先垫款再报销，是指员工在发生业务活动时没有提前借款，而是自己垫款开展业务活动，之后再凭相关票据进行报销。

先借款再报销，是指员工在业务活动发生之前，先申请了借款或者备用金，自己不垫款，待业务活动发生之后再凭相关票据进行报销，并根据实际业务发生金额对借款金额多退少补。

也有企业员工办理了信用卡性质的公务卡。这种新型模式是利用员工的公务信用卡额度，既不需要提前办理借款手续，又不实际占用员工资金，更加具有优势。

3.在费用报销共享流程中，业务节点如下：

①填单/扫描。业务人员在业务活动完成后开始报销，员工填写报销单，并将发票等实物票据提交至本部门/单位扫描员，扫描员首先检查实物票据是否正确、合规，是否齐全。如果不齐全，需要补充欠缺资料；如果齐全，扫描员扫描实物票据作为单据附件，点击通过后进入后续审批节点。主管部门领导对事项的真实性进行把关，审批通过后方可进行后续流程。

②财务共享服务中心费用会计审核。报销单线上流转到会计初审岗，会计初审岗对单据及票据影像进行二次审核，主要确认票据合法、合规、达到结算条件，审核通过后进入财务共享服务中心。财务共享服务中心费用会计对申请单及票据影像进行审核，审核通过后复审岗进行复审，并生成凭证。

③财务共享服务中心出纳付款。费用报账成功后，出纳根据资金计划进行付款，付款后由往来会计生成付款凭证。

④财务共享服务中心归档。扫描员定期把纸质资料邮寄到财务共享服务中心，财务共享服务中心归档员将电子影像与实物进行稽核匹配并归档。

（三）销售和收款流程

1.不同的企业根据其具体情况和内控要求不同，销售和收款业务的具体处理流程也有差异，但总体来讲都是程序复杂，涉及的单据和记录繁多，工作量大且容易出错。

以一般制造业为例，销售涉及的主要业务活动通常包括接受客户订单、批准赊销信用、开出发运凭证并发货、为客户开具发票、记录销售、办理和记录销售退回、销售折扣和折让等。

销售和收款业务涉及的主要单据和会计记录可能包括客户订单、销售单、发运凭证、销售发票、记账凭证、汇款通知书、营业收入明细账、折扣折让明细账等；

而收款涉及的主要业务活动通常包括办理和记录现金、银行存款收入，坏账核销等，涉及的主要单据和会计记录则包括收款凭证、应收账款明细账、库存现金日记账、银行存款日记账、坏账审批表等。

2.企业对销售和收款业务实施财务共享时，需要进行全集团范围的流程梳理和标准化。

财务共享服务中的销售与收款流程，可以根据企业的实际情况和内控要求进行设计。

对于一般制造业，财务共享服务中的销售和收款流程通常以销售合同的录入为起点展开， 核心是销售子流程。

3.在销售和收款共享流程中，业务节点如下：

①业务审批。这部分包括分、子公司前期销售业务的开展，包括客户的评估、 销售业务的洽谈和合同的签订，合同签订为业务的起点，同时也开始数据的建立。

②业务人员填单。从提起开票到收入确认需要遵循业务流程，分、子公司业务人员在报账系统中先后提交开票申请与收入确认单，填写相关内容并提交后由主管领导对真实性、 合理性进行审批确认。

③财务共享服务中心收入会计复核。收入会计对财务共享服务中心的开票与收入确认进行审核，审核项目实际情况，核对表格信息的真实性和计算过程的正确性，通过审核的单据由系统生成相应记账凭证传递至核算系统。

④财务共享服务中心归档。打印的记账凭证、收入与费用确认表、整理成册的会计档案等实物资料按照归档流程及时进行归档。