发票是什么?普通人会说那是一张薄纸,会计实操人员会说那是一份凭证,报销人员会说那是一捆金钱。对于垫付费用的员工来说,虽然发票关系着当月的房贷和生活花销,但是一些规章制度对报销人员却略显不公。
假如你拿着一张金额为600元的发票,想要报销590,这是完全可以的。
但你要是拿着一张金额为600元的发票,想要报销601元,这却是万万不能的。
虽然在正常情况下,报销金额可以比发票金额少,但是为了以防万一,我们还是需要谨慎处理的。
在报销过程中,多数都是发票多少钱,就为员工报销多少钱。在现如今的银行转账中,这是很容易操作的事。但是如果员工不想银行转账,只想要现金,那就有点麻烦了。
比如员工拿回来金额为600.5元或是600.05元的发票,想通过现金报销,却难以实现5角甚至一分的支付。这时经过员工同意,进行抹零处理,实际报销600元,就会出现报销金额比发票金额少的情况。
这种情况下,我们可依据实报金额直接入账处理。就不用大费周章的再加什么说明,否则反而画蛇添足。再者说,税务机关查账时也不会在意你这几元几毛几分的。
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其实在大多数企业中,只要报销金额比发票金额少,入账都是按照实际报销进行的。但为了防止出现纰漏而惹上麻烦,如果说报销金额比发票金额少很多,那么就需要进行一定的处理。
具体的处理办法,就是针对这种情况,进行一个合理的解释。具体可以让报销人员据实做出书面说明,并履行报销签批程序,作为报销发票的附件。最后按说明中的金额实际报销,把票据入账就可以了。
当然,如果非要按照发票的金额入账也行,多出来金额可以冲抵费用或计入营业外收支。
我们在接受会计继续教育后一定要知道,任何报销制度都要在规则下进行,哪怕仅仅是报销很小的金额。否则不按规矩办事,很容易给自己惹来大麻烦!
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