信息系统与组织管理

2015《公司战略》基础考点：信息系统与组织管理

　　【东奥小编】现阶段进入2015年注会基础备考期，是全面梳理考点的宝贵时期，我们一起来学习2015《公司战略》基础考点：信息系统与组织管理。

　　【内容导航】：

　　(一)组织管理层次及其信息特点

　　(二)层次信息系统应用概述

　　(三)基层的信息系统应用

　　(四)中层的信息系统应用

　　(五)高层的信息系统应用

　　【所属章节】：

　　本知识点属于《公司战略与风险管理》科目第八章管理信息系统的应用与管理第二节管理信息系统的应用的内容。

　　【知识点】：信息系统与组织管理

　　(一)组织管理层次及其信息特点

　　1.组织管理的层次。

　　通常，一个组织的管理层次可以分为三个层次，即高层、中层和基层。

　　(1)高层位于组织最高层，需要对整个组织负责，通常包括总经理、总裁、副总裁等，其主要任务是从组织整体利益出发，制定组织目标及战略，对组织实行统一指挥和综合管理。高层管理属于战略级管理。

　　(2)中层是介于高层和基层之间的中间层次，主要任务是根据高层所确定的目标和战略，制定资源分配计划和进度表，协调所属部门的资源及活动，组织基层单位来实现总体目标。中层管理属于战术级管理。

　　(3)基层的主要任务是按照中高层制定的计划，具体去执行和完成计划。基层管理区别于中层管理和高层管理的特点是以执行为主。基层管理属于作业级管理。

　　2.不同管理层次的信息需求特点。

　　由于管理层次的构成和目的不同，每个层次的信息需求也不同。

　　高层关注组织的全局性、方向性以及涉及与目标有关的大政方针和战略问题。组织的高层管理者在战略制定过程中不仅需要使用组织内部的数据，还需要了解组织的外部数据和竞争情报，需要了解宏观环境、市场、竞争对手、顾客和行业发展、政府政策倾向等方面的信息，以决定未来的发展方向。其信息需求具有以外部信息为主、概括性高、面向预测和未来、不确定程度高等特点。

　　中层主要关注在既定组织战略方针下如何进行组织和安排。中层由组织的中层管理者构成，如财务、营销、生产、人力资源、研发等部门的主管等，他们需要对职能部门的业务数据进行概括、综合和分析，以确保对组织资源进行有效利用，计划并控制相关业务活动，确保组织总目标和部门分目标的实现。其信息需求具有以内部信息为主、概括性较高、面向阶段性综合、中等程度不确定性等特点。

　　基层关注怎样执行，如具体实行计划、进行生产等。基层由组织的基层管理者组成，如车间主任、财务会计、生产调度员等。他们收集、验证和记录事务处理数据，以监督日常业务活动，对其负责的业务活动进行指导以保证组织的正常运转。其信息需求具有来源于组织内部、详细程度高、重复性和可预见性程度高、精确性高等特点。下表描述了不同管理层次间信息需求特点的差别。

　　(二)层次信息系统应用概述

　　—般来说，组织的3种管理层次对应着4种不同类型的信息系统。

　　1.经理信息系统(executive information system，EIS)：支持组织的战略层，帮助高层管理者进行长期战略计划活动的信息系统。

　　2.决策支持系统(decision support system，DSS)，和管理信息系统(management information system，狭义MIS)：支持组织中层管理者进行监督、控制、管理和决策的信息系统。

　　3.业务处理系统(transaction processing system，TPS)：处理和记录企业经营运作所必需的组织基本活动和作业信息的计算机系统，服务于组织的作业层。

　　下表显示了上述4种不同类型信息系统的主要特性。

　　(三)基层的信息系统应用

　　基层的信息系统主要是指业务处理系统。

　　1.TPS的定义。

　　业务处理系统(TPS)是负责记录、处理并报告组织中重复性的日常活动，记录和更新企业业务数据的信息系统。TPS是为组织作业层服务的基本信息系统，它是信息系统在组织中早期的应用形式，也是最基本的信息系统形式，主要作用是运用信息技术手段加工和处理业务信息，如财务上的应收应付、库存的进出、销售情况记录、生产情况记录等。

　　2.TPS的功能。

　　(1)及时收集、保存、传递、处理业务数据;

　　(2)为标准的业务流程提供数据处理手段;

　　(3)建立并维持庞大的业务数据库;

　　(4)信息检索包括例行的报告与查询服务;

　　(5)监控功能包括维持系统的正常运作。

　　3.TPS的处理过程。

　　这个过程叫做业务处理周期，通常包括数据输入、业务处理、数据库维护、文件和报告生成、查询处理五个基本活动。

　　(1)数据输入。

　　数据输入是指收集数据，然后记录、编码和编辑，输入到计算机的过程。数据应尽量从源处获得，以保证其正确性。

　　(2)业务处理。

　　业务处理是指对输入的业务数据按照业务逻辑和数据流程进行处理。

　　业务数据处理方式可分为批处理和实时处理。

　　批处理是定期地周期性地收集源文件，然后进行成批处理。

　　如财务部门将每天发生的所有发票集中在下午5点一次性地录入计算机，更新应收款数据库。

　　实时处理是在处理业务时即进行业务数据或文件的更新，因而这时的业务数据就能即时反映业务执行的真实情况。

　　实时处理也叫做联机处理，这时数据更新是即时的，响应查询也是即时的。例如，每到一批货物，就立即更新库存，这时库存查询就可立刻了解最新的库存货物情况。

　　(3)数据库维护。

　　数据库中的数据必须反映企业的业务现状。每笔业务处理均是对企业现状的改变，因此数据的编辑、修改和更新都应该经过严格的控制，避免业务数据的错误和修改不一致。

　　通常商用数据库会包含保证数据完整性和一致性的一些功能，业务处理信息系统要包含专门的数据库维护程序，以尽量保证数据库中的数据能准确反映企业现状。此外，还需要业务处理人员具备良好的信息处理技能和信息系统素养，才能保证数据库发挥作用。

　　(4)文件和报告生成。

　　最后一个处理阶段是产生信息产品，也就是报告和文件。如用来启动接受行动的文件——采购单、支票等，确认业务已发生的文件——销售收据、发票等。此外，还可以产生各种明细表和汇总报告等。

　　(5)查询处理。

　　查询处理是指提供查询响应功能。一般响应是以事先设计好的输出格式，如表单等，在终端屏幕上显示，也可将其打印出来。

　　4.TPS处理业务信息带来的好处。

　　通过TPS处理业务信息可带来如下好处：

　　(1)有利于提高信息处理的准确度;

　　(2)有助于提高信息处理速度;

　　(3)节省人力，提高劳动生产率;

　　(4)改善服务水平，能更好地满足客户对产品和服务的要求。

　　(四)中层的信息系统应用

　　中层的信息系统主要是指管理信息系统(狭义)和决策支持系统。

　　1.管理信息系统(狭义)。

　　(1)管理信息系统(狭义)的概念。

　　对于管理信息系统(MIS)，广义的理解是凡是用于管理的信息系统都可以叫做管理信息系统。

　　狭义的理解则是指那些能从内部和外部收集数据，经过加工处理，形成有用的信息，以预定的形式提供给以中层为主的各管理层使用的信息系统。

　　这里的管理信息系统是指狭义的管理信息系统。

　　(2)管理信息系统(狭义)在组织信息系统中的角色。

　　在组织信息系统中，MIS(狭义)起着承上启下的连接作用。

　　一方面，MIS(狭义)的运行很大程度上依赖于业务处理系统(TPS)所提供的数据，它通过对业务信息的汇总和分析，向管理者提供定期和预定的报告、报表和查询，支持管理层(主要是中层)高效地组织、计划和控制企业的运行。

　　另一方面，MIS也为DSS和EIS提供数据支持。

　　MIS的组成粗略地可分为输入、处理及输出三部分。输入数据源来自组织内外两方面，最主要的是通过TPS获取的内部数据。MIS的处理和输出是运用获取的数据，按照预先设定的数据处理要求，通过分类、汇总、排序和计算及数据的提取等工作，输出规定格式的报表，满足管理人员(以中层管理人员为主)的查询要求。MIS输出各式报表，通常包括按周期生成的周期报表、按管理者要求提供的定制报表、报告异常情况的异常报表、提供详细数据的明细表和提供纵向/横向对比的汇总对比报表等。

　　管理者(以中层管理者为主)借助MIS(狭义)，可以了解企业在成本、利润、客户服务、产品销售等方面的执行情况，辅助完成如订货决策等一些高度结构化的决策活动，实现资源的调度和计划的制定、执行、控制和调整，及时发现企业运营中存在的问题，寻求改善和提高，从而有效地控制企业的运行，以确保组织的战略目标通过管理层的战术运作得以实现。

　　2.决策支持系统。

　　(1)决策支持系统的概念。

　　决策支持系统(DSS)也是服务于管理层(主要是中层管理者)的信息系统。

　　传统的MIS主要服务于企业的日常管理，发展到一定阶段，决策支持系统随之产生。

　　决策支持系统的定义为：以信息技术为手段，应用决策科学及有关学科的理论与方法，以人机交互方式辅助决策者解决半结构化和非结构化决策问题的信息系统。

　　DSS侧重于帮助管理人员解决一些无法预先设定、不能用已知方法求解的非结构化问题以及介于两者之间的半结构化问题，如产品的销售价格定为多少合适?如何确定明年的投资与预算?是否应该开发某一新产品?

　　(2)DSS的基本特征。

　　DSS具有如下一些基本特征：

　　①DSS主要用来解决半结构化和非结构化的决策问题，分析能力强;

　　②DSS主要面向决策者，特别是中高层的管理人员;

　　③DSS用于提供决策支持，而不能代替决策者决策，人仍然是决策的主体;

　　④DSS易于为非计算机专业人员(管理者)以交互会话的方式方便地使用;

　　⑤DSS引入了模型和分析技术，把模型或分析技术与传统的数据存取技术及检索技术结合起来;

　　⑥DSS强调对环境及决策问题变化的适应性和快速响应能力。

　　(3)DSS与MIS(狭义)的区别。

　　虽然同样服务于管理层，但DSS与MIS(狭义)的出发点不同，因而有着较明显的区别。下表列举了DSS与MIS(狭义)的主要区别。

　　(五)高层的信息系统应用

　　高层的管理信息系统主要是指经理信息系统。

　　1.经理信息系统的定义。

　　经理信息系统(EIS)是服务于组织的战略层，通过先进的图形技术和通信技术帮助高层管理人员解决非结构化决策问题，并由高层管理人员亲自使用的计算机信息系统。

　　2.EIS的特征。

　　(1)高层管理者一般关注以下类型的信息：

　　①关于产业的关键成功因素的有关信息;

　　②计划与实际的比较信息;

　　③个体思维偏好所要求的信息。

　　尽管都用于提供决策支持，但EIS和DSS仍有一些本质的区别：

　　(1)所解决问题的特点不同。

　　高层管理要应对企业面临的各种环境挑战，EIS的目标是用来帮助高层经理解决他们所面临的不断变化的各种管理和决策问题;DSS则用来辅助一个或一群决策者解决一类特定的，往往是重复出现的半结构化或非结构化问题。

　　(2)设计导向不同。

　　DSS是以问题为导向的，设计目标是为了解决重复出现的某一类决策问题，一般需借助模型进行问题的解决;EIS则是以决策者为导向，必须充分考虑决策者的个体特点偏好及其所面临的不断变化的环境，系统更多以图形的方式来表示各类信息，且应集成通讯功能和日程安排功能。

　　(3)系统的复杂性不同。

　　DSS将数据处理和复杂的分析模型结合起来进行半结构化或非结构化问题的解决，必须具有较强的适应性，因此一般来说DSS比较复杂;而高层经理不可能有太多时间花费在这么复杂系统的使用上，因此EIS相对简单。

　　因此，EIS—般具有如下特征：

　　(1)专门用于支持高层管理决策;

　　(2)操作简便，使用前不需要培训;

　　(3)一般为个体决策者量身定做;

　　(4)数据来源于组织内部和外部的各种信息源;

　　(5)采用图、表、文字等形式输出信息，内容直观、简明、一目了然;

　　(6)为决策者提供选择、析取、分离、追踪、钻取信息的功能;

　　(7)可提供决策者需要的各种报告，如状态报告、异常情况报告、趋势分析报告、数据挖掘报告等;

　　(8)为决策者提供各种方便的通信工具。

　　3.EIS的结构和功能。

　　由于高层的经理、总裁等没有太多的时间接受培训，因此EIS界面应该图文并茂、层次清晰，使用户可以在很短的时间内掌握使用方法。EIS提供的信息是关系到组织生存发展的关键信息，但又需要对其追根问底、提供细化的信息，因此系统要设置包含内、外部信息的综合信息库，外部数据库也比内部数据库的地位更重要。由于高层经理面对的问题多是典型的非结构化决策问题，与DSS要解决的问题相比，分析与求解的难度更大。

　　因此EIS必须基于人工智能技术，集成必要的案例、模型、知识库等。EIS还需具有丰富的经理办公支持功能，辅助高层经理完成通信沟通、日程安排、公文处理等工作，因此需要集成办公文档库。

　　通常，EIS的基本功能包括：

　　(1)办公支持功能：提供如文字处理、日程安排、地址簿、待处理事务清单、电子邮件服务等办公自动化功能以及公司内外的产业新闻等。

　　(2)分析支持功能：提供非结构化问题的决策查询功能;调用DSS的功能;关于趋势、关键指标、异常报告等的图形分析输出功能;关键词查询、数据挖掘功能;帮助和解释文档的功能。

　　(3)个性化定制功能：允许对报告的形式、图表的类型和菜单的内容进行方便的修改。

　　(4)图示功能：能生成多种图形并可选择各种类型的显示。

　　(5)规划功能：项目管理、日程安排。

　　(6)数据集成功能：与组织中的计算机资源和其他类型的信息系统进行高效的集成和整合，具有远程访问功能和数据安全功能。